La oficina, ¿sin papeles o sin documentos?

Lo de la oficina sin papeles no es nada nuevo, el mercado de TI lleva al menos quince años vaticinando que está al llegar pero una vez tras otra todas las previsiones de eliminación de papel van quedando reducidas a la nada. Tanto, que a finales de 2009, rompiendo la tendencia, una analista de IDC experta en procesos de impresión llegó a decir que la oficina sin papel es tan plausible como el baño sin papel higiénico.

Actualmente, Lexmark estima que la cifra global de impresión de 2010 ha sido de 8 billones europeos (8.000.000.000.000) de páginas y nada apunta a que en 2011 se vaya a reducir. La realidad es que, lejos de desaparecer, por tan solo 50 euros cualquier persona puede tener una imprenta que para sí la quisiera Gutenberg.

Y pese a ello, abundan los proyectos de TI destinados a reducir esa ingente cantidad de páginas impresas. Hay tres líneas maestras que apuntan en esa dirección.

• Impacto ecológico. El papel -la madera- es un bien escaso y pese a los grandes avances con el reciclaje de papel, el impacto ecológico es descomunal.
• Coste. Puede no ser descabellado pensar que los documentos electrónicos son más baratos que la gestión del papel equivalente, aunque tampoco los primeros tengan coste cero, ni muchísimo menos.
• Mejora funcional. En palabras de Negroponte, el papel está en el mundo de los átomos mientras que el documento digital está en el mundo de los bits. Obviamente, el primero solo puede estar en un sitio a la vez. El segundo tiene el don de la ubicuidad lo que permite acelerar al máximo los procesos de negocio.

El primer y tercer argumento son probablemente incontestables pero, ¿qué hay de cierto en el segundo?


Dos aproximaciones

Hay dos posibles aproximaciones a la oficina sin papeles. La primera consiste en hacer digital el proceso, es decir, que desde su origen y durante todo el ciclo de vida no se basará en documentos en papel sino en aplicaciones informáticas y, por tanto, no habrá que escanear ni imprimir nada. La segunda pasa por la digitalización masiva de documentos en papel, no ya de documentos existentes, que también, sino de los nuevos documentos que se generan o entran en los procesos.


Primera aproximación, la eliminación real del papel

La primera aproximación es la más óptima ya que permite atajar la impresión de raíz. No requiere documentos papel en la entrada del proceso, no genera documentos papel durante su tramitación y no tiene papel como resultado. Sin embargo, exige que todos los intervinientes en el proceso estén adaptados a los procesos digitales y que, además, exista una completa interoperabilidad.

Pongamos un sencillo ejemplo, una persona que acude a una notaría para la compra-venta de una vivienda. Para que todo fuese digital y no hiciese falta el papel sería preciso:

• que todos los intervinientes tuvieran y supieran usar un mecanismo de identificación electrónica (DNIe o similar).
• que el Registro de la Propiedad emitiera certificados electrónicos firmados de que el inmueble está exento de cargas.
• que el notario hiciese todo el proceso de forma digital.
• que, caso de existir hipoteca, el banco facilitase electrónicamente al notario y los compradores toda la información y la tramitase por completo de forma digital.
• que el ayuntamiento liquidase los impuestos de plusvalía digitalmente.
• que las compañías de electricidad, gas, teléfono, agua,... pudieran gestionar electrónicamente los procesos de cambio de titularidad de los contratos.
• que...

Y todo ello interrelacionado para que partiendo el primer paso se pudiera hilar el proceso sin que nada fuese transformado en papel en ningún momento. Algunas de estas cosas ya existen por separado pero estamos aún lejos de conseguirlas como un proceso integral.


Segunda aproximación, la que se está poniendo en marcha

La segunda aproximación pasa por hacer procesos parcialmente digitales. Es cierto que algunos de los pasos del ejemplo anterior se pueden hacer de forma digital pero si el siguiente paso (o el anterior) no lo son obligarán a volcar la información a formato papel para que pueda ser consumida. Y con ello, el siguiente paso tendrá que escanearlo para reconvertirlo de nuevo a digital. Con ello, no se reduce el papel prácticamente nada y, adicionalmente, al tener que generar salidas que deben poder ser dirigidas a papel (formatos PDF o similares) se produce un efecto perverso que no solo no reduce el volumen de impresión sino que probablemente lo incrementa.

Para explicar este efecto perverso hay que tener en cuenta dos datos:

• Podría pensarse que el uso del correo electrónico reduce el papel al evitar las tradicionales cartas del correo postal. Pues nada más lejos de la realidad porque se estima que el consumo de la web y el uso del correo electrónico son responsables de entre el 35 y 40% de las impresiones a nivel mundial.
• Un estudio de Xerox revela que el 50% de las páginas que se imprimen a diario en las oficinas de todo el mundo se desechan pasadas 24 horas. Es decir, son impresiones de maniobra.

Es decir, que gestionando la oficina sin papeles como una digitalización masiva se corre el riesgo de que cada vez que un empleado desee trabajar con la información de un trámite, acceda al documento, lo imprima, utilice la información que necesitaba y deseche el papel. Y el ciclo se repetirá de forma constante cada vez que la información sea precisa ya que, en el fondo, lo que existe en las bases de datos no es información digital propiamente dicha sino una versión pseudo-digital de algo que está 100% en el mundo de los átomos como es el papel. De esta forma, guardar la información en un PDF que proviene de un proceso de escaneo invita al usuario a imprimirlo una y otra vez, tantas veces como necesite la información a lo largo del tiempo.

Este efecto hace que, salvo que exista una verdadera conciencia ecológica en las organizaciones y únicamente se imprima lo que es realmente necesario, la mejora respecto al medio ambiente de esta pseudo-oficina sin papeles y el ahorro de costes no se conviertan en una realidad. Y todo ello sin sumar los costes de los sistemas informáticos necesarios para la gestión documental, aunque para ser justos tampoco se han sumado los costes de la gestión y almacenaje de documentos en papel.

Con todo, siempre quedará la mejora funcional de los procesos al tratar con documentos digitales. Eso sí parece innegable con lo que la oficina de papeles sigue teniendo sentido, aunque tal vez haya que repensar los modelos de puesta en marcha si de verdad queremos Green Technology.


La pregunta del día

¿Cuánta de la información digital que habitualmente manejamos y potencialmente nos ayuda a reducir el consumo de papel es imprimida en varias ocasiones porque nos hemos acostumbrado a no guardar papeles?


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